Zelf ervaren

Optimale samenwerking: Coconut geïmplementeerd bij Divers

2 augustus 2013
Athina Dimitriadou

Implementatiebegeleider

Athina's avatar

Communicatie, samenwerking en kennisbeheer verbeteren. Daar draait het bij de meeste organisaties om. Steeds meer organisaties kiezen dan ook voor tools als een private social network, om hen hierin te ondersteunen.

Wat maakt een private social network een succes?

Het succes van een private social network valt en staat met betrokken en actieve gebruikers. Daarom is het essentieel om op tijd draagvlak te creeëren onder ‘private social networkers in spe’. Klinkt logisch, maar hoe doe je dit eigenlijk, en wat is op tijd? Een goede manier om antwoord te krijgen op deze vragen is door met uw organisatie een pilot-traject in te gaan.

 

Een nieuw platform houdt namelijk vaak een andere manier van werken in die invloed heeft op de bedrijfscultuur. Een succesvolle implementatie is daarom voor een groot deel afhankelijk van de voorbereiding en insteek van de opdrachtgevende organisatie. Wanneer je een tool wil implementeren waarin gebruikers centraal staan – zoals een private social network – betekent dit soms dat er een gedachteomslag plaats moet vinden. Je wil niet alleen dat je collega’s of medewerkers het netwerk gaan gebruiken, je wil dat ze het wíllen gebruiken – dat ze het leuk gaan vinden. 

 

We namen een kijkje bij Divers, een welzijnsorganisatie in Den Bosch. Zij zijn bezig met het afronden van een succesvol implementatietraject: een Coconut-pilot waarin diverse ambassadeurs en een projectgroep hard hebben gewerkt aan draagvlakvergroting binnen hun organisatie.   

Draagvlak creëren, hoe doe je dat?

Divers was al klant van OGD, onder andere als afnemer van beheerdiensten. Toen zij op zoek gingen naar een socialenetwerktool voor zowel hun vaste medewerkers als vrijwilligers, kwamen ze al snel uit bij Coconut van OGD. Coconut bleek van alle opties het meest op de wensen van Divers aan te sluiten en daarom werd besloten om een implementatietraject in te gaan, in de vorm van een pilot.

What’s in for me?

Om de pilot goed van start te laten gaan, werd aan een groep ambassadeurs – medewerkers van Divers  die enthousiast werden van het Coconut implementatietraject – de vraag voorgelegd: ‘what’s in it for me?’.  Uit hun antwoorden kwam onder andere naar voren dat Coconut tijdwinst op moest leveren, door snel en effectief communiceren te faciliteren. Om het private social network zo goed mogelijk bij deze wensen aan te laten sluiten keken de ambassadeurs zelf naar de inrichting van Coconut, en gaven ze aan welke functionaliteiten ze graag terug wilden zien. 

Keuzes voor collega’s, door collega’s

Een krachtige zoekmachine stond bovenaan de lijst. Eentje die collega’s vindt op zowel hun NAW-gegevens, als op ambities en relevante kennisgroepen. Omdat een berichtje posten minder tijd in beslag neemt dan het opstellen van een mail, mochten ook discussiegroepen en chatfunctie niet ontbreken. Een laatste wens was een eenvoudige manier om kennis te organiseren. Het antwoord hierop werd gevonden in online versiebeheer en de mogelijkheid om gedeelde bestanden centraal op te slaan.

Verwachtingen afstemmen

Toen voor iedereen duidelijk was wat aan het einde van de pilot bereikt moest zijn, ging men de tweede fase in. Op basis van de resultaten van de eerste fase werd een lege applicatie ingericht en volgden de betrokken medewerkers use cases, en workshops waarin de verwachtingen tussen gebruikers en leverancier (OGD) werden afgestemd. 

 

Inmiddels zijn ze bij Divers de derde fase ingegaan. Een pilotgroep test nu het Coconut dat is ingericht op basis van de adviezen van collega’s. Door doelen duidelijk te formuleren en uitgebreid antwoord te geven op de vraag ‘what’s in it for me?’, werkt Divers toe naar een succesvolle afronding van de implementatie van Coconut.

Over Divers

Welzijnsonderneming Divers biedt advies, ondersteuning en faciliteiten aan bewoners in
‘s-Hertogenbosch en omgeving die willen investeren in zichzelf en een betere sociale leefomgeving. Bij Divers werken zo’n honderdzestig mensen. Daaronder zijn opvoedingsondersteuners, kinderwerkers, jongerenwerkers, opbouwwerkers en ouderenwerkers. Hiernaast ondersteunen ongeveer duizend vrijwilligers de verschillende activiteiten van Divers. De medewerkers werken vanuit meerdere locaties, zoals  de drie kantoorlocaties en ‘wijkpleinen’.

 

Benieuwd wat Coconut voor uw organisatie kan betekenen? Laat een berichtje achter, bel ons op 088 65 00 000 of laat u terugbellen.