Zelf ervaren

6 Lessons learned van de Social Tooling Experience

3 november 2014
Stijn Dijkers

Marketing & communicatie

Stijn's avatar

Leren van de ervaringen van experts en organisaties die social tooling hebben geïmplementeerd. Dát is waar 65 bezoekers voor bijeen kwamen op de Social Tooling Experience. De middag werd georganiseerd door Coconut van OGD ict-diensten bij Down Under beachclub te Nieuwegein.

 

De palmbomen, samen met prachtig zomers weer, zorgde voor een tropische sfeer tijdens deze middag vol inspirerende sessies. Uit de sessies haalden we een zestal lessons learned, die we hier op een rijtje zetten.

Les 1: Een systeem dat informatie integreert uit verschillende bronnen draagt bij aan simpelweg lekker samenwerken.

We gebruiken steeds meer verschillende sociale media en andere webapplicaties. We zien dat dit gevolgen heeft binnen organisaties. Wat betekent dat voor de werkplek? Michiel de Jongh, product owner van Coconut, vertelde daarover in zijn verhaal over de werkplek van de toekomst.

 

In je organisatie worden allerlei verschillende applicaties gebruikt, maar welke info staat waar eigenlijk? Er is behoefte aan één platform dat informatie uit verschillende systemen samenbrengt. Zo’n platform kopieert niet de informatie uit andere systemen, maar brengt middels een Application Programming Interface (API) informatie samen uit verschillende bronnen tot een 'enterprise social graph'.

 

Wanneer informatie gecentraliseerd wordt, kan bijvoorbeeld de context van het samenwerken duidelijk worden: welke mensen werken waaraan? Als een taak wordt aangemaakt in een systeem, kan deze informatie automatisch op het intranet getoond worden aan een groep medewerkers voor wie dit relevant is. Bekijk de presentatie.

Les 2: Social media veranderen de rol van informatie, kennis en ervaring in de organisatie

Social media hebben de manier waarop we samenwerken in onze organisatie grondig veranderd. Maar niet alleen onze werkwijze is veranderd, ook de rol van medewerkers is anders geworden. Daarover sprak Anke Kuipers, commercieel manager van Coconut.

 

Medewerkers moeten nu anders omgaan met kennis, informatie, ambities en ervaringen. Ze zijn niet meer de bewakers van kennis, maar de delers ervan: delen zorgt voor vermenigvuldigen. De online tools die tot onze beschikking staan maken dat sociaal kapitaal in een organisatie breed beschikbaar en doorzoekbaar is. Bekijk haar presentatie.

 

Les 3: Implementatie van een sociaal intranet is maatwerk. Betrek een expert die ervoor zorgt dat het platform naadloos gaat aansluiten op de organisatie.

Iedere implementatie is anders. Om het nieuwe intranet voor Cordaid tot een succes te maken, is er tijdens het implementatietraject goed nagedacht om het platform optimaal te laten aansluiten bij de organisatie.

 

Samen met de implementatiebegeleider is er stap voor stap doorgenomen welke doelen Cordaid met het intranet wil bereiken en hoe bijvoorbeeld de invulling van de ‘golden circle’ eruit ziet voor het platform. Daarnaast werden de belangen van de medewerkers expliciet op papier gezet, samen met zoveel mogelijk persoonlijke voorbeelden, waarbij rekening werd gehouden met het jargon van de organisatie. Dit zijn stuk voor stuk voorbeelden van implementatiehulpmiddelen die bijdragen aan de omarming van het nieuwe intranet door de medewerkers. Bekijk de presentatie.

 

Les 4: Social media effectief inzetten binnen een organisatie vergt maatwerk

Ondanks de succesvolle opmars van de online werkomgeving moeten we niet de impact die het heeft op de organisatie uit het oog verliezen. De inzet van sociale media in een organisatie kent sterk menselijke en psychologische factoren. Dat maakten Daan van der Weele en Kai Bergin van Coconut partner Human Connection duidelijk in hun sessie.

 

De complexiteit van het hedendaagse werken neemt toe: we hebben te maken met steeds meer informatie te verwerken, terwijl juist sneller en flexibeler acteren of reageren wordt verwacht. Dat terwijl we te maken hebben met grotere afstanden tussen collega’s: zowel in tijd (flexibele werktijden), plaats (denk aan thuiswerken) als device (denk aan de groeiende rol voor smartphones en tablets).

 

Social media kunnen een aanzienlijke bijdrage leveren in de verbinding tussen collega’s in reactie daarop, en bovendien de productiviteit en het geluk op de werkvloer verhogen. De implementatie daarvan is echter complex en dient in goede banen geleidt te worden. Bekijk de presentatie.

Les 5: Drie key succesfactoren voor een succesvolle sociaal intranet implementatie zijn organisatiecultuur, doelen stellen en begeleiding.

Terberg Leasing maakte het hele traject van concept naar adoptie mee, tijdens de implementatie van hun nieuwe intranet en kwam met deze 3 key succesfactoren.

 

Ten eerste: zorg ervoor dat je weet welke organisatiecultuur er heerst. Niet die uit het verleden, de toekomst of uit een ideaalplaatje, maar die van nu. De implementatie moet op de maat van de cultuur worden afgestemd.

 

Ten tweede: wanneer is de implementatie een succes? Die vraag kan je alleen beantwoorden als je van tevoren duidelijke en meetbare doelen hebt gesteld en visie over het intranet opstelt.

 

En tot slotte: een externe expert kan vanuit zijn positie waardevolle sturing aan het project verlenen en het traject van idee tot adoptie in goede banen leiden. Hij heeft niet alleen inhoudelijke kennis, hij staat buiten de structuur van de organisatie. Bekijk de presentatie.

 

Les 6: Ontsluit en integreer webapplicaties op slimme manieren om de gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid van de online werkplek te vergroten

Slimme toegangsbeslissingen voor webapplicaties kunnen grote verbeteringen  betekenen voor de gebruiksvriendelijkheid en de toegankelijkheid van uw verzameling aan webapplicaties. Daarover sprak Sander Berkouwer, Microsoft Technology lead bij OGD ict-diensten. Hij vertelde over authenticatie en autorisatieprotocollen zoals SAML en OAuth en hoe toegangsbeslissingen ervan van meerwaarde voor uw organisatie kunnen zijn.

 

Denk daarbij aan Single Sign-on (SSO), of de integratie van informatie uit het ene systeem in een andere webapplicatie. Zo hoeven gebruikers niet onnodig te schakelen tussen systemen of steeds opnieuw in te loggen. Bekijk zijn presentatie.

 

Wilt u meer weten van een van deze onderwerpen? Of bent u nieuwsgierig geworden naar wat Coconut voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op.