Zelf ervaren

Een succesvol intranetproject met 3 beslissingsniveaus in je projectgroep

2 juni 2015
Sander Mol

Onderzoeksstagiair

Sander's avatar

Uit een onderzoek van Harvard Business Review blijkt dat minder dan de helft van de intranetten nauwelijks gebruikt wordt. Om ervoor te zorgen dat het intranet in uw organisatie echt een succes is, is het van belang dat alle doelgroepen van de organisatie een vorm van inspraak hebben tijdens de ontwikkeling.

 

De eerste stap om dit de realiseren is om een projectgroep te starten met uit elke laag van de organisatie een afgevaardigde. Voor dit blog hanteer ik drie doelgroepen op basis van beslissingsbevoegdheid: strategisch, tactisch en operationeel. Hiërarchisch gezien lopen ze van hoog, directie bijvoorbeeld, naar laag, zoals afdelingsmedewerkers. Waarom is deze variatie in samenstelling belangrijk?

Verschillende groepen, verschillende verwachtingen

Bij het beantwoorden van deze vraag moeten we beginnen bij de basis. Voor wie is het nieuwe sociale intranet bedoeld? Het antwoord op die vraag zou moeten zijn: alle medewerkers. Het is onwaarschijnlijk dat al die medewerkers er op dezelfde manier gebruik van zullen maken. Iemand van de directie zal een andere verwachting van sociaal intranet hebben dan een medewerker van de afdeling communicatie of een HR-manager. Het is belangrijk dat er aan elk van deze verschillende verwachtingen rekening gehouden worden, om te voorkomen dat veel medewerkers het nieuwe sociaal intranet links laten liggen.

 

Grafische weergave van een intranet projectgroep in een organisatie

Meerdere perspectieven

Uitdagingen kunnen efficiënter opgelost worden wanneer er vanuit verschillende invalshoeken naar gekeken wordt. Een gevarieerde projectgroep heeft verschillende perspectieven op zaken die overeenkomen. Hiermee verklein je de kans dat er oplossingen over het hoofd gezien worden. Het uiteindelijke doel is een succesvol sociaal intranet en met deze start kunnen obstakels al weggenomen worden voordat in de weg liggen.

Projectleden zijn ambassadeurs voor je intranet

Door medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie in de projectgroep te plaatsen creëer je bovendien draagvlak voor het intranet. De groepsleden krijgen ermee de rol van ambassadeur van het intranet.

 

Er zijn veel redenen waarom ambassadeurs waardevol zijn voor een product. Social Horsepower zet een aantal van die redenen uiteen. Door de voortgang van het project via de ambassadeurs naar alle medewerkers te communiceren houd je het actueel en relevant, bijvoorbeeld. Het geeft medewerkers zo mogelijkheid feedback te geven, wat weer zorgt voor meer betrokkenheid en verbeteringen.

Van combineren kun je leren

Elke interne doelgroep is belangrijk voor het succes van een sociaal intranet, zo leert de praktijk. Van deze blog op FrankWatching leren we bijvoorbeeld het belang van het nauw betrekken van het middenmanagement, omdat zij het adoptieproces kunnen tegenhouden. Nielsen Norman Group betoogt daarnaast dat het nauw betrekken van medewerkers bij intranetprojecten niet alleen positieve invloed heeft op de gebruiksvriendelijkheid, maar ook het adoptieproces bevordert. 

 

TeamworkConcluderend is het belangrijk goed van start te gaan met een intranetproject. De basis van het project wordt immers hier gelegd. Begin bij het begin en neem de tijd om een team samen te stellen met leden uit alle lagen van beslissingsbevoegdheid. Zo werk je aan goed geplaatste ambassadeurs en krijgt het team input die representatief is voor jouw organisatie. Een intranet implementeer je tenslotte voor alle medewerkers.

 

Als je meer wil weten over hoe wij intranetprojecten aanpakken, neem dan contact op met Tim. Wil je op de hoogte blijven op het gebied van sociaal intranet en Coconut, schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief.